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Les ludothèques ont beau être des cadres de divertissement, cela n’empêche pas que leur gestion soit si compliquée. C’est la raison pour laquelle de nombreuses structures préfèrent investir dans la conception d'un logiciel de gestion dédié. Les raisons de faire un tel choix sont multiples et diversifiés. Zoom donc sur les plus pertinentes.
Simplifier la gestion quotidienne
Grâce à des sites comme Eludéo.fr, la gestion d’une ludothèque n’a jamais été aussi simple. Ils mettent à la disposition des entreprises et de certaines structures des solutions adaptées pour gérer leurs ressources et optimiser leur rendement. En ce qui concerne les ludothèques, ils peuvent se reposer sur un logiciel dédié pour gérer facilement les adhérents, le catalogue de jeux, les prêts, les retours, les réservations, les cautions, les cotisations, les relances, etc. Il suffit de scanner les codes-barres des jeux et des cartes d’adhérents pour enregistrer les opérations. Le logiciel se charge de calculer automatiquement les soldes, les dettes, les pénalités, les durées de prêt, etc. Il permet aussi de consulter l’historique des emprunts, des présences, des règlements et bien d’autres choses encore.
Optimiser le stock de jeux
Même avec des ressources humaines suffisantes, les limites d’une gestion efficace sont vite atteintes. Et pour cause, l’être humain accumule les erreurs au fur et à mesure que les tâches deviennent complexes. Raison pour laquelle il est recommandé de se tourner vers un logiciel de gestion. C’est un outil qui vous permet de gérer le stock de jeux et de jouets, de connaître leur disponibilité, leur état, leur valeur et leur fréquence d’utilisation. Il permet de faire des inventaires, des notices, des classifications, des recherches multicritères, etc. Il permet aussi de créer des catalogues en ligne, avec des images, des descriptions, des avis, des possibilités de réservation, etc. Il facilite ainsi la communication avec les adhérents et la promotion des jeux.
Produire des statistiques
Pour optimiser ses rendements, la structure a besoin d’avoir une vue d’ensemble sur le fonctionnement de son activité. C’est sur la base des informations récoltées qu’il sera possible de produire des statistiques et des graphiques sur l’activité de la ludothèque. Cela regroupe notamment le nombre d’adhérents, de prêts, de présences, de jeux, etc. Cette tâche devient vite une partie de plaisir avec un logiciel de gestion dédié. Il sera très utile pour vous permettre de ventiler ces données par tranche d’âge, par quartier, par catégorie ou encore par nature. Ainsi, vous aurez plus de facilité à mesurer l’impact de la ludothèque sur son territoire, de rendre compte de son action, de justifier ses subventions et de définir ses objectifs.
S’adapter à tous les types de ludothèques
Un autre raison plutôt convaincante de s’offrir un logiciel de gestion de ludothèques, c’est parce qu’il s’adapte à tous les types de ludothèques, qu’elles soient municipales, associatives, de comité d’entreprise, de ludobus, etc. En d’autres termes, vous trouverez forcément cette option qui vous convient le mieux. Avec de bons paramétrages, vous serez plus à même d’intégrer toutes les règles de fonctionnement propres à votre ludothèque, telles que les tarifs, les forfaits, les cartes à points et les malles de jeux. Par ailleurs, il peut aussi se montrer très utile pour gérer plusieurs ludothèques à partir d’un seul logiciel, en évitant les doublons et en facilitant les échanges.
Bénéficier d’un service de qualité
Vous l’ignoriez sûrement, mais un logiciel de gestion de ludothèques est développé par un éditeur informatique spécialisé qui connaît les besoins et les attentes des ludothécaires. C’est ce qui lui permet de proposer un service de qualité qui inclut la licence d’utilisation, la formation, le support technique, les mises à jour, etc. Il est le mieux indiqué pour garantir la sécurité, la fiabilité et la performance du logiciel. Il est à l’écoute des suggestions et des demandes d’évolution du logiciel. Il crée une communauté d’utilisateurs, qui partagent leurs expériences, leurs conseils et leurs fiches de jeux.
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